Les démarches en cas de décès

Au décès d'un proche, des démarches sont rapidement nécessaires pour organiser les obsèques puis dans les semaines qui suivent, pour informer les différents organismes concernés par le décès et organiser la succession.

Démarches en cas de décès

Malgré la douleur, de nombreuses démarches incombant aux héritiers sont à effectuer dans des délais parfois courts.

Dans les 24 heures : trois formalités

1. Faire constater le décès

Le décès doit être constaté dans les 24 heures par un médecin qui établit le certificat de décès. En cas de décès dans un hôpital ou une maison médicalisée, le personnel de cet établissement s’en charge.

En cas de mort violente (accident…) il importe de contacter la gendarmerie ou le commissariat de police.

2. Déclarer le décès auprès de la mairie du lieu de décès

Cette déclaration est effectuée par les proches du défunt, parfois, par le personnel de la structure médicale ou sociale dans laquelle résidait le défunt ou par l’entreprise de Pompes Funèbres.

L’officier d’état civil de la mairie délivre des extraits d’acte de décès. Il convient de s’en procurer plusieurs exemplaires.

La mairie informe également le Répertoire Nationale d’Identification des personnes physiques (RNIPP), sensé transmettre l’information aux caisses de retraite.

3. Contacter les Pompes Funèbres

Afin d’organiser les obsèques en fonction des dernières volontés du défunt. Un contrat obsèques a pu être souscrit, par préférence au testament, qui, souvent, est porté à la connaissance des héritiers bien après les funérailles.

En cas de désaccord pour l’organisation des funérailles, il est possible de saisir le Tribunal d’Instance.

Sur demande, les frais d’obsèques peuvent être prélevés sur un compte bancaire ouvert au seul nom du défunt, dans la limite de 5 000 €.

Au plus tard dans le mois : prévenir les tiers

L’employeur : afin de lui permettre de calculer dans les meilleurs délais le montant des sommes restant dues à la date du décès : salaire, congés payés… Ces sommes pourront être versées chez le Notaire à qui le règlement de la succession sera confié.

Les organismes sociaux : Il y a également lieu, afin de stopper les versements, d’adresser un extrait d’acte de décès aux organismes sociaux avec lesquels le défunt était en relation : caisses de retraite, sécurité sociale, mutuelle, pôle emploi, organismes d’allocations familiales … La succession devra rembourser tout éventuel trop versé par ces organismes.

Les établissements financiers : Afin de bloquer les comptes au nom SEUL du défunt. Les opérations effectuées par le défunt antérieurement à son décès (paiements par carte avec débit différé, chèques…) seront toutefois enregistrées après le décès. Les comptes ouverts conjointement entre le défunt et une ou plusieurs autres personnes continuent de fonctionner sous la signature du ou des co-titulaires de ces comptes.

Les éventuels employés à domicile, pour mettre fin aux contrats de travail et leur payer leur solde de tout compte.

Les assurances (voiture, maison…) afin d’adapter les différents contrats. Notamment si le logement du défunt se trouve désormais sans occupant, il convient de souscrire une simple assurance « propriétaire non occupant ».

Organiser le réseau social du défunt
En l’absence de directives, un droit d’accès au compte du défunt est maintenu au profit des héritiers. Ces derniers disposent aussi d’un droit d’opposition permettant de fermer les comptes et de refuser le traitement post mortem des données.

Par testament, le défunt peut prévoir, la suppression ou la conservation de ses comptes, la transformation de ses pages en mémorial numérique, la transmission de ses comptes à un proche.

Contacter le Notaire de famille
Lors d’un premier rendez-vous il appartiendra aux héritiers de lui transmettre les renseignements nécessaires pour permettre à celui-ci de rédiger les actes imposés par la Loi (notoriété, attestation de propriété, déclaration de succession, inventaire…).

LES 5 ETAPES D'UNE SUCCESSION

1. Prendre rendez-vous avec un notaire pour l’ouverture du dossier

Il est recommandé aux héritiers de contacter un notaire dans les 15 jours suivant le décès afin de fixer un premier rendez-vous à l’office. Même si tous les héritiers ne peuvent pas y assister, ce premier rendez-vous permet au notaire de faire la connaissance de la famille du défunt et des personnes se présentant spontanément comme ses héritiers. Il lui permet aussi de faire un rapide tour d’horizon du patrimoine du défunt.
Le notaire dispose de 6 mois à compter du décès pour établir et déposer la déclaration de succession auprès des services fiscaux.

2. La constitution du dossier de succession

Au vu des documents fournis par les héritiers : acte de décès et livret de famille, le notaire ouvre le dossier de succession. Avec l’acte de décès, il interroge le Fichier central des dernières volontés (FCDDV) pour connaître l’existence d’un éventuel testament ou d’une donation entre époux. Il vérifie les déclarations faites par la famille du défunt et les personnes s’étant présentées comme ses héritiers, ainsi que les informations qu’elles lui ont fournies ; il demande les extraits d’acte de naissance et de mariage du défunt et des héritiers.

Il interroge les banques, pour connaître l’état des comptes du défunt et de son conjoint au jour du décès, mais aussi les compagnies d’assurance, pour connaître le montant des primes versées par le défunt après son 70e anniversaire et la situation des contrats du conjoint survivant non dénoués par suite du décès. Il informe les caisses de retraite du décès.

3. La signature de l’acte de notoriété

Le deuxième rendez-vous est celui de la signature de l’acte de notoriété par le conjoint survivant et les héritiers. Cet acte indique quels sont les héritiers du défunt et détermine les proportions dans lesquelles ils héritent. Il s’agit d’un moment solennel, puisque les héritiers y déclarent qu’il n’en existe pas d’autres qu’eux à leur connaissance, sous peine de sanction en cas de déclaration mensongère.

Le notaire peut ensuite délivrer une attestation dévolutive, c’est-à-dire un résumé de l’acte de notoriété, aux héritiers en cas de besoin.

S’il a entre-temps, pu obtenir les réponses des banques, il pourra avec l’accord du conjoint et des héritiers, en même temps qu’il leur enverra une copie de l’acte de notoriété, leur donner des instructions pour transférer certains comptes au profit du conjoint ou, au contraire, en demander la clôture et le versement des fonds en son office. Il conseillera les héritiers sur l’utilité de faire ou non un inventaire, d’accepter ou de renoncer à la succession (si celle-ci devait être déficitaire), aidera le conjoint à faire son choix quant à l’option qu’il devra exercer (la totalité en usufruit, un quart en pleine propriété ou une quotité plus importante en cas d’existence d’une donation entre époux) et informera les héritiers des conséquences de cette option.

4. La préparation de la déclaration de succession

Le notaire réunit tous les documents utiles afin de calculer les droits de succession dus par les héritiers, le conjoint survivant en étant, lui exonéré.

Concernant les biens immobiliers, le notaire demande aux héritiers de lui fournir les titres de propriété (actes d’achat, actes de donation, attestation de propriété immobilière après décès, etc.) et fait des recherches auprès des services du cadastre ou de la conservation des hypothèques s’ils ne les possèdent pas. Il leur demande également de lui communiquer la valeur de ces biens et peut leur proposer d’en faire l’estimation, en s’appuyant sur les bases de données notariales.

Le notaire déduit le passif de l’actif, en vérifiant notamment les éléments déductibles ou, au contraire, réintègre à l’actif les sommes qui étaient dues au défunt mais qui ne lui avaient pas encore été versées : il en est ainsi, notamment, des prorata de retraite ou des loyers dus au décès mais non encore encaissés à cette date. Le notaire doit également tenir compte des donations consenties depuis moins de 15 ans par le défunt à ses héritiers, lesquelles vont diminuer d’autant l’abattement disponible de chacun d’entre eux.

5. La signature des actes de succession

Un troisième et dernier rendez-vous a généralement lieu 4 à 6 mois après de décès pour une succession ne posant pas de difficultés particulières. C’est le moment de la signature des actes de succession dont l’attestation de propriété immobilière constatant la transmission des biens immobiliers au profit des héritiers, contenant option par le conjoint survivant.

Lors de ce rendez-vous, le notaire fait signer au conjoint et aux héritiers la déclaration de succession qu’il déposera en même temps que le montant des droits de succession éventuellement exigibles auprès de l’administration fiscale. Celle-ci lui adressera ensuite un certificat d’acquittement des droits ou de non-exigibilité.

Enfin, pour les biens loués, le notaire informe le locataire ; pour les immeubles en copropriété, il contacte le syndic. S’agissant des véhicules, il délivre aux héritiers une attestation pour qu’ils puissent faire les démarches auprès de la préfecture et immatriculer le véhicule à leur nom.

Six mois pour régler une succession

A compter du décès, il faut généralement environ six mois pour régler une succession : un délai qui correspond à celui fixé par l’administration fiscale pour verser les droits.

Dans une succession, la mission du notaire est multiple : il va déterminer qui va recueillir la succession. Il va établir un bilan patrimonial pour connaître l'actif et le passif de la succession, ce qui va permettre de déterminer le montant de l’impôt à régler. Enfin, il va intervenir pour répartir le patrimoine entre les ayants droits. L’intervention du notaire est obligatoire dans la plupart des cas : dès lors, notamment, que le patrimoine du défunt dépasse 5 000 euros ou comporte un ou plusieurs biens immobiliers. L’idéal est prendre contact avec un office notarial dans les jours qui suivent le décès, pour s’assurer que la déclaration de succession pourra être adressée aux services fiscaux dans le temps imparti.

Le notaire rassemble alors diverses pièces pour constituer le dossier. Pour déterminer qui sont les ayant droits, il demande des pièces d'état civil, le livret de famille, le contrat de mariage… Pour reconstituer le patrimoine du défunt et déterminer l'actif et le passif, il se procure les titres de propriété des biens immobiliers. Il interroge, entre autres, les banques pour connaître la situation des comptes au décès, mais aussi les crédits immobiliers ou crédits à la consommation. Il se rapproche également d’organismes sociaux et du conseil départemental, car la personne décédée a pu bénéficier d’aides sociales récupérables. Il va évaluer les biens immobiliers, établir un inventaire... On aboutit ainsi à une sorte de photographie du patrimoine au jour du décès.

Plusieurs actes notariés rythment la succession. Ce ne seront pas les mêmes selon les situations. Ainsi, l’acte de notoriété désigne les héritiers et les légataires et fixe les droits de chacun. Il permet de débloquer les comptes bancaires du défunt. L’acte d’option permet au conjoint bénéficiaire d’une donation entre époux de choisir, entre trois possibilités, la solution la mieux adaptée à sa situation. L’attestation immobilière transfère la propriété du bien immobilier…

Six mois ne suffisent pas toujours à régler la succession, mais si la déclaration fiscale n’est pas déposée après ce délai, des intérêts de retard commencent à courir. Selon la difficulté du dossier, le règlement peut être plus long, par exemple si des pièces manquent au dossier ou si des héritiers ne s’entendent pas. Par ailleurs, l’indivision peut se prolonger, parfois des années, si les héritiers ne souhaitent pas procéder au partage.